कार्य विश्लेषण भनेको के हो ? What is job analysis ?

कुनै काम तथा विषयवस्तुको अध्ययन गरि विस्तृत विवरण तयार गर्ने प्रक्रियालाई कार्य विश्लेषण भनिन्छ । कुनै पनि संगठन अथवा व्यवस्थापनमा कार्यरत कर्मचारीहरूको कार्य सम्पादन गर्नुपर्ने कार्य सम्पादन विधि, सीप, योग्यता, अनुभव एवं दक्षताको अध्ययन गरी सूचना संकलन गर्ने विधिलाई कार्य विश्लेषण भनिन्छ । कार्य सम्पादन सम्वन्धी सम्पुर्ण  गतिविधिहरूको क्रमबद्ध खोजीनीति गरिएको हुन्छ । यो सूचना संकलन एवं अध्ययन गर्ने प्रक्रिया हो ।यसले कार्यविवरण, कार्य विशिष्ट विवरण र कार्य मुल्यांकन गर्नका लागि सूचना उपलब्ध गराउन्छ।

कार्यविश्लेणका उदेश्यहरु ( Purpose of job analysis )

संगठनको लक्ष्य हासिल गर्नका लागि प्रभावकारी ढङ्गबाट कार्यसम्पादन गर्नुपर्छ । यसका लागी प्रभावकारी ढङ्गले मानव संसाधनको उचित व्यवस्थापन गर्नुपर्छ ।मानव संसाधनबाट निपुणतापुर्वक काॠ सम्पादन गर्न सहयोग पुर्याउनु नै कार्य विश्लेषणको उदेश्य हो। बुदागत रुपमा कार्य विश्लेषणका मूलभूत उदेश्यहरु निम्नानुसार छन।

1. कार्यविवरण तयार गर्ने (Preparation of job description)
2. कार्यविशिष्ट विवरण तयार गर्ने (Preparation of job specification)
3. कार्यमूल्याङ्कन तयार गर्ने (Preparation of job evaluation)
4. कार्यसम्पादन मापदण्ड तयार गर्ने (Prepare job performance standard)
5. मानव संसाधन योजना तयार गर्ने (Prepare HR planning)
6. कार्यढाँचा तयार गर्ने (Prepare job design)
7. अन्य (Others)

1.कार्यबिवरण तयार गर्ने (Preparation of job description):

कुनै पदमा रहेर कर्मचारीले सम्पादन गर्नुपर्ने काम, कर्तव्य र जिम्मेवारीसम्बन्धी विवरणलाई कार्यविवरण भनिन्छ । कार्यविवरण तयार गर्नको लागि कार्यविश्लेषणले आधारभूत सूचनाहरु उपलब्ध गराउँछ । त्यसैले कार्यविवरण तयार गर्ने उद्देश्यले पनि सङ्गठनमा कार्यविश्लेषण गरिन्छ।

2. कार्यविशिष्ट बिबरण तयार गर्ने (Preparation of job specification):

कुनै पदमा रही सफलतापूर्वक कार्यसम्पादन गर्नका लागि व्यक्तिमा हुनुपर्ने न्यूनतम सीप, योग्यता र गुणसम्बन्धी विवरणलाई कार्यविशिष्ट विवरण भनिन्छ । यो विवरण तयार गर्न पनि कार्यविश्लेषणका सूचनाहरू आवश्यक पर्दछ। यसको एक महत्त्वपूर्ण उद्देश्य कार्यविशिष्ट विवरण तयार गर्नु पनि हो ।

3. कार्यमूल्याङ्कन तयार गर्ने (Preparation of job evaluation):

सङ्गठनको लक्ष्य हासिल गर्नका लागि कुनै पद वा कार्यको योगदान वा मूल्य निर्धारण गर्ने विधिलाई कार्यमूल्याङ्कन भनिन्छ । प्रभावकारी कार्यविश्लेषणका लागि कार्यविश्लेषणबाट भरपर्दो सूचना उपलब्ध हुन्छ। यसले कर्मचारीहरु को काम अनुसार उचित तलब र ज्याला निर्धारण गर्न सहयोग गर्छ।

4. कार्यसम्पादन मापदण्ड तयार गर्ने (Prepare job performance standard):

कर्मचारीले कार्यसम्पादन गर्ने बारे मापदण्ड निश्चित गर्नु नै कार्यविश्लेषणको उद्देश्य हो । यसले सङ्गठनको लक्ष्य हासिल गर्नका लागि आवश्यक न्यूनतम कार्यस्तर निर्धारण गर्दछ । संगठनको आवश्यकताअनुसार गुणात्मक तथा संरचनात्मक मापदण्ड निर्धारण गर्न सकिन्छ । यसले कार्यसम्पादन मूल्याङ्कन प्रक्रियामा सहयोग गर्दछ।

5. मानब संसाधन योजना तयार गर्ने (Prepare HR planning):

मानव संसाधन योजना तर्जुमा गर्नका लागि संगठनमा सम्पादन गर्नुपर्ने सम्पूर्ण कार्यहरूको विस्तृत विवरण आवश्यक पर्दछ । कार्यविश्लेषणले तत्सम्बन्धी सूचना र जानकारीहरू उपलब गराउँछ । यसैको आधारमा मानव संसाधन योजना तर्जुमा गरिन्छ ।

6. कार्यढाँचा तयार गर्ने (Prepare job design):

कार्यढाँचा संगठनको एक महत्त्वपूर्ण विवरण हो । संगठनको लक्ष्य हासिल गर्नको लागि सम्पादन गर्नुपर्ने क्रियाकलापहरूको जानकारी पाउने उद्देश्यले कार्यढाँचा तयार गरिन्छ।

कार्यढाँचा तयार गर्नका लागि सहयोग पुयाउनु कार्यविश्लेषणको एक महत्त्वपूर्ण उद्देश्य हो।

7. अन्य उदेश्यहरु (Others)

• विभिन्न कार्यहरु बीच समन्वय कायम गर्ने,
• भर्ना छनोट तालिम कार्यक्रमलाई सहयोग गर्ने,
• कार्यसम्पादनका लागी आवश्यक यन्त्र औजार पत्ता लगाउने,
• पारिश्रमिक निर्धारण गर्न सहयोग गर्ने

कार्यविश्लेषण सूचना सङ्कलन (Collecting Job Analysis Information)

सङ्गठनमा प्रभावकारी कार्यसम्पादनका लागि कार्यसम्बन्धी पर्याप्त र यथार्थ जानकारी आवश्यक पर्दछ। कार्यविश्लेषणले कार्यसम्बन्धी महत्त्वपूर्ण जानकारी उपलब्ध गराउँदछ। कार्यविश्लेषण प्रभावकारी तुल्याउनका लागि पर्याप्त मात्रामा सूचनाहरू उपलब्ध हुनुपर्दछ। ती सूचना भरपर्दो पनि हुनुपर्दछ। कार्यविश्लेषणका लागि सङ्गठन र कामबारे यथार्थ सूचना संकलन गर्नुपर्दछ। यसरी सूचना सङ्कलन गर्दा अनेक कुराहरूमा ध्यान दिनुपर्दछ। कार्यविश्लेषणका लागि सूचना सङ्कलन गर्दा मुख्यतः निम्न कुराहरूमा ध्यान दिनुपर्दछ:

1. सूचना सङ्कलन गर्ने विधि ( Methods for Collecting Information)

(क) प्रश्नावली विधि (Questionnaires methods)

(ख) अवलोकन विधि (Observation methods)

(ग) अन्तर्वार्ता विधि (Interview methods)

(घ) कर्मचारी डायरी विधि (Employee log methods)

(ङ) प्राविधिक सम्मेलन विधि (Technical conference methods)

(च) सम्मिश्रण विधि (Combination methods)

2. सूचनाका स्रोतहरू (Sources of Information)

(क) कर्मचारी (Workers)

(ख) सुपरिवेक्षक (Supervisor)

(ग) विशेषज्ञ (Expert)

(घ) कार्य सिंहावलोकन समिति (Job review committee)

(ङ)भौतिक वा अमानवीय स्रोत (Physical or non-human sources):

3. सूचनाका प्रकार (Types of Information)

(क) कार्य मूल्याङ्कन (Work activities)

(ख) श्रमिक क्रियाकलाप (Workers activities)

(ग) यन्त्र र पदार्थ (Machines and materials)

(घ) कार्य वातावरण (Job environment)

(ङ) कार्यसम्पादन स्तर(Job perfromance standard)

कार्यविश्लेषण गर्ने विधिहरू(Techniques of Job Analysis)

कार्य विश्लेषण गर्ने अनेक विधिहरु हुन्छन्। फरक-फरक परिस्थितिमा फरक-फरक कार्य विश्लेषण विधि प्रयोग गर्नु पर्छ। यी विधिहरु कुनै सरल हुन्छन् भने कुनै जटिल, कुनै मितव्ययी हुन्छ भने कुनै खर्चिलो हुन्छन् । तेसैले संगठनको परिस्थिति, बाताबरण तथा उदेश्य बमोजिम उपयुक्त प्रबिधिबाट कार्य विश्लेषण गर्नु पर्छ। काॠविश्लेषण प्रबिधिलाई निम्नअनुसार वर्गीकरण गर्न सकिन्छ।

1. कार्य केन्द्रित विधिहरू (Job Focused Techniques) 

संगठनको लक्ष्य हासिल गर्नको लागि कर्मचारीहरुले अनेक कार्यहरु सम्पादन गर्नु पर्दछ । ती कामहरु प्रभावकारी तथा मितव्ययी तुल्याउनका लागी कार्य केन्द्रित प्रबिधिबाट कार्य विश्लेषण गर्नुपर्छ। संगठनका कार्यहरुमा केन्द्रित रहेर निम्न प्रबिधिबाट संगठनमा कार्यविश्लेषन गर्न सकिन्छ।

१. कार्यगत कार्यविश्लेषण प्रविधि (Functional job analysis techniques)

• श्रमिक कार्यविश्लेषण (Workers functions analysis)
• श्रमिक क्षेत्र विश्लेषण  (Workers fields analysis)
• श्रमिक उत्पादन विश्लेषण (Workers products analysis)
• श्रमिक विशेषता विश्लेषण (Workers traits analysis)

२. पद्धति विश्लेषण (Methods Analysis)

३. हे योजना (Hay Plan)

2. व्यक्ति केन्द्रित विधिहरू(Person Focused Techniques)

सफल कार्यको प्रभावकारिता काम गर्ने कर्मचारीमा निर्भर गर्दछ। संगठनमा कार्यरत कर्मचारीहरु सिपीयुक्त, क्षमतावान, अनुशासित र ईमानदार छन भने काम पनि प्रभावकारी हुन्छ। कतिपय अवस्थामा व्यक्ति केन्द्रित भएर कार्य गर्नु पर्ने हुन्छ जसले गर्दा निर्धारित लक्ष्य हासिल गर्न सजिलो हुन्छ। यस अन्तर्गत निम्न विधिहरु छन।

१. पद विश्लेषण प्रश्नावली(Position analysis  questionnaire)

२. गम्भीर घटना विधि (Critical incident techniques)

३.शारीरिक योग्यता विश्लेषण(Physical fitness analysis)

कार्यविवरण ( Job description)

कार्य विवरणले कुनै पदमा रही कर्मचारीले गर्नुपर्ने काम कर्तब्य बारे जानकारी दिन्छ। कुनै पदमा रहि कर्मचारीले के काम, कहिले गर्नुपर्छ भन्ने कुराको विस्तृत विवरण अथवा सूचीलाई कार्यविवरण भनिन्छ। विवरण तयार गर्ने मुख्य आधार कार्यविश्लेषण हो।  कार्यविश्लेषण बाट प्राप्त सूचनाको आधारमा संगठनमा खास पदको सम्पूर्ण जानकारी समबेश गरि कार्य विवरण तयार गरिन्छ् । साथै सोही पदमा रही व्यक्तिले वहन गर्नुपर्ने काम कर्तव्य र अधिकार सम्बन्धी जानकारी, कर्मचारीले काम गर्दा प्रयोग गर्नुपर्ने यन्त्र, औजार र उपकरणको विवरण तथा काम गर्दा आउनसक्ने कठिनाइ र जोखिम पनि यसमा उल्लेख गरिएको हुन्छ।

कार्यविवरणका विषयसूची ( Contants of job description )

सामान्यतया कार्य विवरणमा बुदागत रुपमा निम्न विषयसूची र जानकारी समावेश गरिएको हुन्छ ।

१. पदको नाम, तह र सङ्केत नम्बर,

२. विभाग वा शाखा,

३. पदका सङ्क्षिप्त विवरण,

४. मुख्य काम र कर्तव्यहरू,

५. जिम्मेवारी  तथा  उत्तरदायित्व,

६.सुपरिवेक्षण गर्ने व्यक्ति वा शाखा,

७.कामको गुण वा विशेषताहरू

८. प्रयोग गर्नुपर्ने यन्त्र र औजारहरू,

९. काम गर्दा आउन सक्ने चुनौती र कठिनाइ

कार्य विशिष्ट विवरण ( Job specification)

कर्मचारीमा हुनुपर्ने न्यूनतम सीप र विशेषता उल्लेख भएको विवरणलाई कार्य विशिष्ट विवरण भनिन्छ। कार्य विशिष्ट विवरणमा दक्षताका साथ कार्य सम्पादन गर्नको लागि कर्मचारीहरुमा भएको सीप, योग्यता, अनुभव, शिक्षा, शारीरिक बनोट तथा अभिरुचि सम्बन्धि जानकारीहरु व्यवस्थित तरिकाले उल्लेख गरिएको हुन्छ।  प्राप्त सूचनाको आधारमा यो विवरण तयार पारिन्छ।यसका आधारमा संगठनमा मानव संसाधन भर्ना,  छनोट, पदस्थापना, सरुवा तथा बढुवा आदि गरिन्छ।

कार्यविशिष्ट विवरणका विषयसूची ( Contents of job specification)

• पद ( Post/ title), तह ( position )
• शिक्षा (Education), ज्ञान ( Knowledge)
• तालिम ( Training), अनुभव (Experience)
• क्षमता (Ability), सीप (Skill)
• कौशल ( Aptitude), विपरीत सङ्केत ( Contra indicators)

कार्य मूल्याङ्कन (Job evaluation)

कार्य मूल्यांकन भनेको विभिन्न पदहरूको जिम्मेवारी, उत्तरदायित्व र कर्मचारीमा हुनुपर्ने ज्ञान सीपको तुलनात्मक अध्ययन हो। संगठनको लक्ष्य प्राप्तिमा कुनै खास पदको के कति भूमिका रहेको छ र यसले कति योगदान प्रदान गर्दछ भन्ने बारे कार्य मुल्यांकनले लेखाजोखा गर्दछ। संगठनमा काम अनुसार उचित तलव वा ज्यालादर निर्धारण गर्नकालागी कार्य मूल्याकंन गर्नुपर्छ।

कार्य मुल्यांकन गर्ने विधिहरु ( Methods of job evaluation )

कार्य मुल्यांकन गर्ने अनेक विधिहरु छन्। ती मध्ये प्रमुख विधिहरु निम्नानुसार छन्।

1.  तुलना विधि (Ranking method)
2. कार्य विभाजन र तह निर्धारण (Job classification and grading methods)
3. परम्परागत परिमाणात्मक प्रविधि (Conventional quantitative technique)
4. समयावधि र क्षमता विधि (Time span of discretion method)
5. निर्णय समूह (Decision banding)
6. मार्गदर्शन चार्ट विधि (Guide chart method)
7. समस्या समाधानको क्षतिपूर्ति विधि (Problem-solving compensable)

कार्यढाँचा ( Job design)

कुनै खास पदमा रही व्यक्तिले गर्नुपर्ने काम कर्तव्य सम्बन्धी विवरणलाई कार्यढाँचा (Job design) भनिन्छ। अर्को शब्दमा, निर्धारित पदमा रही कर्मचारीले के के काम, कहिले र कसरी सम्पादन गर्नुपर्दछ भन्नेबारे लिखित रूपरेखा वा खाकालाई कार्यढाँचा भन्न सकिन्छ। यसले पदअनुसार कर्मचारीको काम, कर्तव्य र अधिकार सुनिश्चित गर्दछ। कार्यढाँचा एक लिखित व्यहोरा हो, जसको अध्ययन गरेर कर्मचारीले आफ्नो कामबारे

सही जानकारी प्राप्त गर्दछ। यसबाट काम गर्ने उत्तम विधि र प्रक्रियाबारे ज्ञान पाउन सकिन्छ। कार्यढाँचा एक कार्यतालिका हो । यसले कर्मचारीको कुन कार्य महत्त्वपूर्ण छ, कुन कार्य महत्त्वपूर्ण छैन भन्ने कुराको ज्ञान दिन्छ। कार्यविश्लेषण गर्नका लागि आधारको रूपमा कार्यढाँचालाई प्रयोग गरिन्छ।

कार्यढाँचाले निम्न जानकारीहरू उपलब्ध गराउँछ:

• कर्मचारीको काम, कर्तव्य र उत्तरदायित्व,
• काम गर्ने विधि, प्रक्रिया तथा समयावधि,
• कर्मचारीको निर्णय गर्ने अधिकार 
• कर्मचारीको सहकर्मी, हाकिम, तथा सहायक सँगको सम्बन्ध।

कार्यढाँचा तयार गर्दा निम्न तत्वहरु मा ध्यान दिनु पर्छ।

1. सङ्गठनको लक्ष्य हासिल गर्नका लागि व्यक्तिले गर्नुपर्ने सम्पूर्ण कार्यहरू स्पष्ट उल्लेख गर्नुपर्दछ,
2.  उत्कृष्ट ढङ्गबाट सम्पादन गर्ने विधि (Technique) उल्लेख हुनुपर्दछ,
3. कार्य चुनौतीपूर्ण हुने गरी ढाँचा तर्जुमा गर्नुपर्दछ,
4. नयाँ तथा चाखलाग्दा विधि र प्रक्रिया समावेश हुनुपर्दछ,
5. काम गर्दा पर्याप्त स्वायत्तता प्रदान गर्नुपर्दछ,
6. आन्तरिक पुरस्कार (Intrinsic reward) पाउने गरी कार्यढाँचा तयार गर्नुपर्दछ,
7. बढी फुर्सद हुने गरी ज्यादै कम काम भार दिनुहुँदैन,
8. भ्याउन मुस्किल हुने गरी धेरै कार्यभार पनि दिनुहुँदैन,
9. आत्मनिर्भर भई काम गर्ने व्यवस्था मिलाउनुपर्दछ,

कार्यढाँचाका लाभहरु (Benefits of job design)

1. संगठनको संरचना ( Organization structure )
2. उच्च उत्पादकत्व (High productivity )
3. कार्यसन्तुष्टि ( Job satisfaction)
4. उत्प्रेरणा ( Motivation )
5. व्यक्ति र कार्य मिलान (Person job fit)
6. असल श्रम सम्बन्ध (Good labour relation)
7. असल कार्य जीवनको गुण (Better quality of work life)
8. उत्कृष्ट मनव संसाधनको प्राप्ति (Acquisition of best HR)
9. लक्ष्य प्राप्ति (Goal achivement)

Bonus Question / Old question of RBB bank level-4

• कार्य विश्लेषण भनेको के हो ? कार्यालयमा यसको महत्व बारे प्रष्ट पार्नुहोस्।2074-11-5 ( प्रशासन) 4+6=10 Mark
• कर्मचारीको कार्य विवरण कसरी तयार पारिन्छ? प्रष्ट पार्नुहोस्। 2074-12-17 ( नगद)
• कार्य विवरण भनेको के हो ?बैंकमा तयार पारिएको कार्य विवरणको नमुना तयार पार्नुहोस्।